Anne Konola
Kirjoittaja toimii uuden sairaalan toiminnallisen käyttöönoton projektipäällikkönä. Yhteinen tavoite on saada uusi sairaala turvallisesti ja oikea-aikaisesti käyttöön.
Uudet sairaalarakennukset valmistuvat hyvää vauhtia ja toiminnallisen käyttöönoton toiminnot ovat alkaneet myös A- ja B-talojen osalta. Käyttöönotto on meidän kaikkien yhteinen ponnistus ja vaatii paljon työtä. Eri käyttöönoton vaiheilla varmistetaan sekä potilaiden että henkilöstön turvallisuus.
Kun tilat ovat ammattilaisten toimesta todettu rakenteellisesti ja teknisesti turvallisiksi, alkaa muuttavien yksiköiden omien ja heidän rajapintojensa toimintojen testaukset ennen varsinaisen potilastoiminnan alkua.
Toiminnallinen käyttöönotto on pitkä prosessi, joka on nyt yksi osa arjen toimintoja muuttavissa yksiköissä sekä heidän sidosryhmissään. Varsinainen fyysinen muutto on vain pieni osa käyttöönottoa. On hyvä muistaa, että käyttöönoton tehtävät jatkuvat ainakin puoli vuotta vielä varsinaisen muuton jälkeen. Oleellisena osana toiminnalliseen käyttöönottoon liittyy myös uusien toimintamallien luominen, pilotointi sekä jalkauttaminen osaksi normaalia tapaa toimia. Uusia toimintamalleja otetaan soveltuvin osin käyttöön jo nykyisissä tiloissa.
Toiminnallisen käyttöönoton tiimi opastaa ja tukee tällä hetkellä 106 muuttovastaavaa sekä eri yksiköiden muuttotiimejä. Eri yksiköiden käyttöönottoa ohjaa 48 erillistä Smartsheet- tehtävälistaa, jotka auttavat yksiköitä tekemään toiminnalliseen käyttöönottoon liittyviä tehtäviä oikea-aikaisesti.
Yhdellä tehtävälistalla on satoja eri tehtäviä pelkästään yhden muuttavan yksikön osalta mm. muuton suunnitteluun, tukipalveluihin, turvallisuuteen, ylläpitoon, henkilöstöresursseihin ja tietohallintoon liittyen. Osa tehtävistä pitää olla suoritettuna jo paljon ennen varsinaista muuttoa.
Vaikka uusia toiminnallisen käyttöönoton päivämääriä ei ole vielä voitu vahvistaa, ei ole varaa jättää käyttöönoton valmistelevia tehtäviä tekemättä. Isona osa-alueena mainittakoon eri tuotteiden inventaariot. Ne vaikuttavat hankintoihin, jotka pitää tehdä ajoissa, jotta tuotteet ehtivät saapua ennen kuin käyttäjät aloittavat omien tilojensa testauksia. Lisäksi ennen toiminnan aloittamista suuri määrä vanhoja tuotteita siirretään uusiin tiloihin puhdistusprosessin kautta.
Tällainen iso käyttöönotto pitää toteuttaa ohjatusti kaikki ammattiryhmät, sisäiset sekä ulkoiset sidosryhmät huomioiden. Mikään yksikkö ei muuta yksin, vaan kaikkien tekeminen vaikuttaa tavalla tai toisella toisten yksiköiden toimintoihin. Vaikka jokin yksikkö ei muuttaisikaan uusiin tiloihin, niin yksiköillä on yleensä rajapintoja muuttaviin yksiköihin ja käyttöönotto vaikuttaa siten myös heidän toimintaansa.
Jotta eri asioita voidaan paremmin ennakoida, tehdään kaikissa muuttavissa yksiköissä riskien hallintaa. Tämä auttaa yksiköitä tunnistamaan ja varautumaan eri riskeihin ja tekemään tarvittavia varasuunnitelmia.
Vaikka rakennusta, teknisiä laitteita sekä prosesseja on testattu parhaalla mahdollisella tavalla, on mahdollista, että varsinkin täydellä kuormituksella tulee haasteita. Mitä paremmin on etukäteen varauduttu eri asioihin, sitä vähemmän tulee yllätyksiä. Lisäksi koko henkilökunta koulutetaan uusien tilojen ja järjestelmien sekä laitteiden käyttämiseen.
Sädetalo on toiminut pilottiyksikkönä. Sieltä saadut kokemukset auttavat valmistautumisessa A- ja B-talojen käyttöönottoon. Prosesseja on saatu selkeytettyä, eri asioille on nimetty vastuuhenkilöt ja ohjeistuksiin on tehty tarkennuksia.
A- ja B- talojen käyttöönoton osalta tekemisen aika kuluu todella nopeasti. Joten huolehditaan jokainen omalta osaltamme, että meille määritellyt tehtävät on suoritettu ajallaan. Hyödynnetään vertaistukea arjen haasteissa ja epäselvissä tilanteissa varmistetaan asiat. Näillä eväillä saamme potilaille turvallisen sairaalan, jossa työntekijöidenkin on hyvä työskennellä.
