Väliaikainen valmistelutoimielin kokoontui tiistaina 7.12.2021 etäkokoukseen muutosjohtaja Ilkka Luoman toimiessa puheenjohtajana.
Väliaikaishallinnon ensi vuoden talousarvio
Väliaikainen valmistelutoimielin hyväksyi edellisessä kokouksessaan hyvinvointialueen vuoden 2021 talousarvion toteutuma-arvion ja ehdollisesti hyvinvointialueen vuoden 2022 talousarvion. Hyväksymisen edellytyksenä on 3,75 miljoonan euron vahvistetun valmistelurahoituksen ylittävältä osalta, että valtiovarainministeriö hyväksyy Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen valmistelurahoitukseksi 10 miljoonaa euroa vuodelle 2022.
Ehdotus valmistelurahoituksesta on toimitettu valtiovarainministeriöön ja sosiaali- ja terveysministeriöön. Asiasta on lisäksi neuvoteltu muun muassa alivaltiosihteeri Päivi Nergin kanssa ja käyty keskusteluja sosiaali- ja terveysministeriön ja valtiovarainministeriön kanssa vastuuvalmistelijaverkostossa. Hyvinvointialueen valmisteluun varatun määrärahan korotus vuonna 2022 tulee käsittelyyn vasta vuodenvaihteen jälkeen mahdollisen valtion lisätalousarvioehdotuksen yhteydessä.
Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen valmistelu etenee hyvin, mutta aikataulu on kireä eikä salli valmistelun hidastumista eikä rekrytointiprosessien pysäyttämistä. Valmistelua päätettiin jatkaa suunnitellusti ja käynnistää tarvittavat rekrytoinnit. Sopimukset tehdään ehdollisina siten, että jos lisärahoitusta ei saada, ne voidaan purkaa.
Väliaikainen valmistelutoimielin seuraa tammi-helmikuussa 2022 väliaikaishallinnon vuoden 2022 budjetin toteutumaa ja valmistelurahoituksen tilannetta ja ryhtyy tarvittaviin toimenpiteisiin, jos lisärahoitusta ei saada.
Yhteistyösopimus Monetra Oulu Oy:n kanssa
Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen talous- ja henkilöstöhallinnon palveluntuottajaksi on aiemmin valittu Monetra Oulu Oy. Valmistelutoimielin hyväksyi Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen ja Monetra Oulu Oy:n välisen palvelujen käyttöönottoon liittyvän toimitussopimuksen ja alustavan projektisuunnitelman vuosille 2022–2023.
Tavoitteena on ottaa käyttöön Monetra Oulu Oy:n talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut ja niihin liittyvät tietojärjestelmät 1.1.2023 alkaen. Hyvinvointialueella on oikeus esittää muutoksia projektisuunnitelmaan tai purkaa sopimus, jos se ei saa hakemaansa ICT-valtionavustusta talous- ja henkilöstöhallinnon palveluihin. Varsinainen palvelusopimus tuodaan hyvinvointialueen toimielinten päätettäväksi.
Hyvinvointialueen verkkotunnus
Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueelle tarvitaan nimilyhenne, joka toimii verkkotunnuksena eli verkkosivujen, intranetin ja sovellusten nimissä sekä sähköpostiosoitteissa.
Nimilyhenteestä ja verkkotunnuksesta on käyty keskustelua valmisteluhenkilöstön, suppean poliittisen seurantaryhmän, viestintäverkoston ja viestintäryhmän kokouksissa. Lyhenteestä on järjestetty neuvoa-antava verkkoäänestys ajalla 2.–7.12.2021. Yli 500 vastauksesta suosituin oli POPalue. Paljon ääniä keräsivät myös POPhyvinvointi, POPhyvinvointialue, POPhyva, ppalue ja pphyvinvointialue.
Verkkotunnusta ja nimilyhennettä on käsitelty Kotimaisten kielten keskuksen vetämässä työpajassa. Huomiota kiinnitettiin siihen, että tunnus on kielellisesti toimiva ja ymmärrettävä ja että se sopii kansalliseen kokonaisuuteen. Kotus ei suosittele POP-lyhennettä osaksi verkkotunnusta. Asiaa käsitellään suppean poliittisen seurantaryhmän kokouksessa 10.12.
Hyvinvointialueen verkkosivuston taustajärjestelmä
Verkkosivusto on asukkaille tärkein yksittäinen kanava löytää tietoja palveluista. Verkkosivuja pidetään luotettavan tiedon lähteenä. Verkkosivut ovat tärkeät myös organisaation brändin ja työnantajamielikuvan kannalta. Ne muodostavat digitaalisen julkisivun, joka edustaa organisaatiota niin asiakkaiden ja asukkaiden kuin nykyisten ja uusien työntekijöiden suuntaan.
Hyvinvointialueen tuleva verkkosivusto on mittava kokonaisuus. Se kokoaa tiedot Pohjois-Pohjanmaan julkisista sosiaali-, terveys- ja pelastustoimen palveluista. Sivusto kattaa yli 400 000 ihmisen alueen ja jakautuu edelleen osa-alueisiin, toimipisteisiin, palveluihin – sekä digitaalisiin että fyysisiin. Verkkosivuilta löytyy oikea ja kattava tieto palveluista, hallinnosta, päätöksenteosta ja osallistumismahdollisuuksista.
Nykyaikainen verkkosivusto pohjautuu avoimeen lähdekoodiin. Kehittämisessä hyödynnetään ketteriä menetelmiä. Taustajärjestelmän valinnalla on suuri merkitys niin sivuston toimivuuden ja päivitettävyyden kuin kehitys- ja ylläpitokustannustenkin kannalta.
Valmistelutoimielin valitsi hyvinvointialueen verkkosivuston taustajärjestelmäksi avoimen lähdekoodin ilmaisen WordPress-järjestelmän. WordPress-järjestelmä on noussut myös julkisella sektorilla paljon käytetyksi. Verkkosivukehityksessä voidaan hyödyntää OYSin jo valmiiksi luomia tuotantomenetelmiä. Jo tehdyn kehitystyön avulla hyvinvointialueen on mahdollista säästää verkkosivuston kehityskustannuksissa ja toteutusajassa.
Hyvinvointialueen ICT-projektipalveluiden hankintoihin puitesopimus
Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen ICT-infrastruktuuri on lähtötilanteessa hajanainen. Alueelta puuttuvat välttämättömät hyvinvointialueen toimipisteet yhdistävät tietoliikenneverkot, yhteiset kapasiteettipalvelut sekä perustietotekniikka- ja käyttäjähallintapalvelut.
Hyvinvointialueen ICT-infrastruktuurin suunnittelua on tehty keväästä 2021 lähtien yhteistyössä Istekki Oy:n kanssa. Tuloksena on syntynyt alustavia ratkaisuehdotuksia ja toteuttamissuunnitelmia ICT-infrastruktuurin eri osa-alueille.
Hyvinvointialue tekee sidosyksikköasemaan perustuvan puitesopimuksen projektipalveluiden ostosta Istekki Oy:n kanssa. Puitesopimus mahdollistaa hyvinvointialueen ICT-infrastruktuurin tarkemman suunnittelun ja toteuttamisen Istekin asiantuntijatyönä vuosina 2021–2022. Puitesopimuksella hankittavista projekteista tehdään erilliset hankintasopimukset, jotka voivat ulottua enintään 31.12.2023 saakka. Päätös voidaan panna täytäntöön vain ICT-valtionavustuspäätösten mahdollistamissa määrin.
Hyvinvointialueen digitaalisten palveluiden strategian ja arkkitehtuurin kuvaaminen
POPsoten asukkaan ja ammattilaisen digipalveluiden osahankkeessa on kuluneen syksyn aikana aloitettu hyvinvointialueen digitaalisten palveluiden strategian ja arkkitehtuurin kuvaaminen. Työ hankitaan asiantuntijapalveluna Istekki Oy:ltä. Istekin alihankkijana toimii Accenture Oy. Loppuraportti ja tiekartta valmistuvat tammikuussa 2022. Työ rahoitetaan ICT-muutosrahoituksesta.
2M-IT Oy hyvinvointialueen in house -yhtiöksi
Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen ICT-valmistelussa alueella toimivilla in house -yhtiöillä on merkittävä rooli. Jotta hyvinvointialue saan in house -aseman ja voi tehdä sidosyksikköhankintoja, sen tulee olla in house -yhtiön osakas.
Valmistelutoimielin on aiemmin hankkinut Istekki Oy:n ja Kuntien Tiera Oy:n osakkeita. Nyt Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue hankkii 2M-IT Oy:n osakkeita ja käynnistää osakkeiden hankintaprosessin. Hankintakulu sisältyy ICT-rahoituksen valtionapuhakemukseen.
Esitykset muiden in house -yhtiöiden osakkeiden hankkimisesta tehdään myöhemmin.
ICT-muutosohjelman ohjausryhmä nimettiin
Sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen uudistamiseen liittyvään ICT-muutokseen myönnettävän valtionavustuksen käytön yhtenä ehtona on, että hankehallinnoija asettaa hyvinvointialueen ICT-muutosohjelmalle ohjausryhmän.
Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen ICT-muutosohjelman ohjausryhmään valittiin:
Hankkeen omistaja / puheenjohtaja Ilkka Luoma
Konsernihallinnon edustaja / varapuheenjohtaja Jouko Luukkonen
ICT-muutosohjelman hankepäällikkö Ilkka Haataja
Palveluiden järjestämisen edustaja Kirsti Ylitalo-Katajisto
Pelastustoimen edustaja Petteri Helisten ja varajäsenenä Jarmo Haapanen
Taloushallinnon edustaja Jarkko Raatikainen
Henkilöstöhallinnon edustaja Juha Jääskeläinen
Väliaikaishallinnolle tiedonhallinnan ohje
Väliaikaishallinnolle on laadittu tiedonhallintalain mukainen tiedonhallinnan ohje. Se ohjaa valmistelun aikana saapuvien ja laadittavien asiakirjojen laatimista, käsittelyä, säilyttämistä ja hävittämistä. Ohje sisältää tarkempia tietoja työohjeen tavoin, esimerkiksi tietojen tallennus- ja käsittelypaikoista, ja sitä päivitetään tarpeen mukaan.
Seuraavat kokoukset
- Ti 11.1.2022 klo 9–12
- Ke 26.1.2022 klo 9–12
- To 10.2.2022 klo 9–12
- Ke 23.2.2022 klo 9–12